Sử dụng Văn phòng phẩm hiệu quả

Để giúp công ty bạn quản lý tốt tài chính nói chung và nguồn cung cấp văn phòng phẩm nói riêng, Kvtechvietnam xin chia sẻ cho bạn một số kinh nghiệm tiết kiệm, tránh lãng phí như sau:

Lập kế hoạch quản lý đề xuất văn phòng phẩm

– Việc để cho nhân viên tự do sử dụng mà không có người quản lý là một trong những nguyên nhân gây thất thoát nhanh nhất. Không có người quản lý, nhân viên sẽ tự do sử dụng, dùng đồ xong vứt lung tung nếu mất thì lại đề xuất mua đồ mới, hoặc có thể là mang về nhà. Do đó, bạn nên phân công người phụ trách việc đề xuất, lên kế hoạch mua văn phòng phẩm phục vụ cho công ty. Chí ít là bạn cũng có một người tổng hợp, giúp bạn theo dõi sát sao, đưa ra lý do mỗi khi tiền mua văn phòng phẩm tăng giảm bất thường.

– Thay vì chỉ mua mỗi khi nhân viên cần, bạn hãy yêu cầu các phòng ban làm một bản đề xuất cho từng tháng, có lý do đề xuất và con số rõ ràng. Với cách này, bạn có thể biết được số lượng văn phòng phẩm dùng cho hàng tháng gồm những gì? Tại sao tháng này tiền chi tiêu văn phòng phẩm tăng hay giảm? Tăng, giảm do đâu? Có hợp lý không? Ngoài ra, việc yêu cầu đưa ra lý do và con số đề xuất rõ ràng sẽ giúp nhân viên của bạn suy nghĩ về sự cần thiết phải đề xuất hay không và họ sẽ dùng đồ văn phòng phẩm đề xuất có ý thức hơn.

– Nếu công ty của bạn có qui mô nhỏ, bạn thực sự nắm rõ được nhu cầu của từng bộ phận thì bạn cũng có thể chỉ định số lượng văn phòng phẩm dựa trên vai trò của mỗi bộ phận. Khi bạn áp số lượng sử dụng cho họ, họ sẽ ý thức được đồ dùng này là có giới hạn, từ đó họ sẽ cố gắng sử dụng chúng một cách thận trọng, không để làm mất nó

Tái sử dụng sản phẩm giấy in

Trong các mặt hàng văn phòng phẩm thường sử dụng trong các văn phòng thì giấy in chính là loại mặt hàng được tiêu thụ nhiều nhất. Trung bình mỗi năm, mỗi nhân viên văn phòng sử dụng khoảng 10.000 tờ giấy in. Tiết kiệm giấy in giúp bạn vừa tiết kiệm được một khoản chi phí mà vừa đóng góp một phần công sức vào việc bảo vệ môi trường xung quanh. Bạn nên:

– Phát động cuộc thi “tiết kiệm giấy – bảo vệ rừng” tại công ty mình.

– Sử dụng giấy một mặt để làm giấy ghi chú, giấy nháp khi không còn mục đích sử dụng khác.

– Tiết kiệm giấy bằng cách khuyến khích nhân viên in trên cả hai mặt bất cứ khi nào có thể. Nếu máy in của bạn không hỗ trợ in 2 mặt thì… bạn đừng lo! Vẫn có cách để bạn in được 2 mặt, bạn hãy lên mạng search google nhé.

– Sử dụng chế độ Print Preview (xem trước khi in) để kiểm tra lại bản in. Nó thực sự có ích cho bạn trong việc hạn chế lỗi sai, tránh được việc in đi in lại nhiều lần.

– Bạn cũng có thể tái sử dụng giấy bằng cách sử dụng giấy đã in để đóng gói bao bì, hộp, vật tư…Những loại giấy không còn khả năng để sử dụng nữa thì hãy gom chúng lại và… bán thanh lý đi thôi! Tiết kiệm được đồng nào thì hay đồng ấy.

Bạn có tin những biện pháp nhỏ, được đưa ra vào đúng thời điểm có thể dẫn đến thay đổi lớn. Hy vọng, với những lời góp ý đơn giản ở trên sẽ giúp bạn tránh được sự lãng phí văn phòng phẩm tại nơi làm việc của bạn. Còn ý kiến của bạn về vấn đề này thì sao? Hãy để lại comment bình luận phía dưới nhé!!!